Hallituksen kannattaa laatia toimintaansa varten kirjallinen työjärjestys ja kokoussuunnitelma, joiden keskeinen sisältö on selostettava ja tiedotettava osakkaille ja asukkaille.

Miksi? Hallituksen työjärjestys ja kokoussuunnitelma helpottavat ja tehostavat hallituksen työtä, lisäävät suunnitelmallisuutta ja helpottavat hallituksen jäsenten osallistumista päätöksentekoon. Ne myös helpottavat osakkaiden mahdollisuuksia seurata hallituksen toimintaa, tehdä ehdotuksia ja antaa palautetta hallitukselle myös yhtiökokousten välillä.

Hyvä käytäntö on, että kirjallisessa työjärjestyksessä määritellään hallituksen keskeiset tehtävät, mahdollinen tehtävienjako hallituksen jäsenten kesken ja hallituksen toimintaperiaatteet. Kirjallisessa kokoussuunnitelmassa mainitaan ennen seuraavaa yhtiökokousta pidettävien hallituksen kokousten ajankohdat ja kussakin kokouksessa käsiteltävät tiedossa olevat merkittävät asiat. Hallitus voi tarpeen mukaan pitää lisäkokouksia. Hallitus päättää työjärjestyksestään ja kokoussuunnitelmastaan toimikautensa alussa ja/tai vuosittain ja viestii niistä osakkaille ja asukkaille.

Hyvä käytäntö on myös järjestää hallituksen kokoukseen osallistumismahdollisuus tarvittaessa sähköisesti kokouspaikan ulkopuolelta. Hallitus voi lisäksi yksittäisissä asioissa pitää sähköpostikokouksia, joiden päätöksistä tehtävään pöytäkirjaan on hyvä kirjata myös päätöksentekotapa.

Lain mukaan hallitus vastaa taloyhtiön hallinnon, talouden ja kiinteistönpidon järjestämisestä. Hallitus voi jakaa sille kuuluvia tehtäviä hallituksen jäsenille siten, että koko hallituksella säilyy valvontavastuu. Hallituksen puheenjohtaja vastaa siitä, että hallitus kokoontuu tarvittaessa. Kokous on kutsuttava koolle, jos hallituksen jäsen tai isännöitsijä sitä vaatii (AOYL 7 luvun 5 §). Laissa ei säädetä työjärjestyksestä eikä kokoussuunnitelmasta.