Yhtiön päätöksenteon kannalta on tärkeätä, että mahdollisimman suurella osalla on hyvät mahdollisuudet valmistautua ja osallistua yhtiökokoukseen.

• Kokousajankohdan on oltava sellainen, että mahdollisimman monella on mahdollisuus osallistua yhtiökokoukseen. Vain pakottavasta syystä kokouksen voi järjestää pääsiäisen, juhannuksen, joulun tai uuden vuoden aikaan tai heinäkuussa ilman, että ajankohdasta on sovittu osakkaiden kanssa.
• Kokouspaikan on oltava sellainen, että myös liikuntarajoitteiset pääsevät osallistumaan kokoukseen esteettömästi.
• Kokousvälineiden oltava sellaiset, että sähköinen osallistuminen yhtiökokoukseen on mahdollista (esim. maksuttomat etäkokousvälineet) siten, että osakas voi käyttää kaikkia asunto-osakeyhtiölain mukaisia oikeuksiaan (mm. puheoikeus, kyselyoikeus, äänestäminen).

Lain mukaan yhtiökokouskutsu on toimitettava vähintään kaksi viikkoa ja enintään kaksi kuukautta ennen yhtiökokousta (AOYL 6 luvun 20 §). Kutsun toimittamisella tarkoitetaan sen lähettämispäivää. Yhtiökokous on pidettävä yhtiön kotipaikkakunnalla, jollei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisesta paikkakunnasta. Kokous voidaan vain erittäin painavasta syystä pitää muulla paikkakunnalla (AOYL 6 luvun 17 §). Tarvittaessa hallituksen on myös kutsuttava koolle ylimääräinen yhtiökokous (AOYL 6 luvun 5 §). Osakkaiden määrävähemmistö voi vaatia ylimääräisen yhtiökokouksen pitämistä (AOYL 6 luvun 5 §).

Lain mukaan osakas voi aina käyttää kokouksessa edustajanaan valtuutettua tai osallistuessaan itse myös avustajaa. Myös valtuutetulla on oikeus käyttää avustajaa (AOYL 6 luvun 8 §).

Lain mukaan yhtiöjärjestyksessä voi määrätä tai hallitus voi päättää sallia yhtiökokousosallistumisen postitse tai tietoliikenneyhteyden avulla (AOYL 6 luvun 17 §).

Lain mukaan hallituksen päätösehdotukset, kuten ehdotukset peruskorjauksesta ja sen rahoituksesta, sekä viimeinen tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus ja toiminnantarkastuskertomus on vähintään kahden viikon ajan ennen kokousta pidettävä osakkaiden nähtävinä. Jos osakas pyytää, nämä asiakirjat on lähetettävä hänelle viivytyksettä kohtuullista maksua vastaan. Nämä asiakirjat on lisäksi asetettava nähtäväksi koko yhtiökokouksen ajaksi. (AOYL 6 luvun 22 §.)

Hyvä käytäntö yleensä on, että hallituksen puheenjohtaja ja/tai isännöitsijä esittelevät yhtiökokouksessa päätettävän asian ja hallituksen ehdotuksen sekä vastaavat osakkaiden kysymyksiin. Muut hallituksen jäsenet täydentävät tarvittaessa vastauksia ja vastaavat kysymyksiin, jotka liittyvät heidän vastuulleen hallituksen mahdollisen työnjaon mukaan kuuluviin asioihin. Yhtiökokoukseen osallistumalla hallituksen jäsenet saavat ensi käden tiedon kokouksessa käydyistä keskusteluista ja ilmapiiristä.

Hallituksen puheenjohtaja voi toimia yhtiökokouksen puheenjohtajana. Hän voi toimia puheenjohtajana myös vastuuvapausasiassa, jos siitä ei äänestetä. Isännöitsijä ei kuitenkaan voi toimia yhtiökokouksen puheenjohtajana.

Yhtiökokouksen puheenjohtajaksi valitaan ensi sijassa henkilö, joka on esteetön kaikissa päätettävissä asioissa.

Miksi? Yhtiökokouksen puheenjohtajan kanta ratkaisee äänestyksen päätyessä tasan asiakysymyksessä, ja puheenjohtajan toiminta voi usein käytännössä vaikuttaa olennaisesti kokouksessa käytävän keskustelun avoimuuteen ja tasapuolisuuteen sekä äänestysmenettelyyn. Yhtiökokouksessa voi tulla päätettäväksi asioita, joissa yhtiökokouksen puheenjohtajan intressi voi olla ristiriidassa yhtiön intressin kanssa. Yhtiökokouksen jouhevan kulun ja luottamuksellisen ilmapiirin edistämiseksi kannalta on yleensä parempi, että puheenjohtajaa ei jouduta vaihtamaan kesken kokouksen.

Hyvä käytäntö on, että kokouksen puheenjohtajaa valittaessa pyritään ennakoimaan kokouksessa käsiteltäviin asioihin liittyvät esteellisyystilanteet.

Lain mukaan osakas tai hänen valtuutettunsa ei saa äänestää asiassa, joka koskee vastuuvapauden myöntämistä osakkaalle itselleen, kannetta osakasta itseään vastaan taikka hänen vapauttamistaan vahingonkorvaus- velvollisuudesta tai muusta velvoitteesta yhtiötä kohtaan (AOYL 6 luvun 15 §).

Osakkaille annetaan ennakkotiedot yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista ennen yhtiökokousta.

Miksi? Yhtiökokouskutsun ja sen mukana toimitettujen liitteiden avulla osakkaat tietävät, mitä asioita ja minkälaisia päätösehdotuksia yhtiökokouksessa tullaan käsittelemään. Näin osakas voi arvioida tarvetta osallistua yhtiökokoukseen ja äänestyskäyttäytymistään.

Lain mukaan hallituksen päätösehdotukset ja tilinpäätösasiakirjat on 2 viikkoa ennen kokousta pidettävä osakkaiden nähtävänä ja pyynnöstä asiakirjoista on annettava osakkaille jäljennöksiä kulujen korvaamista vastaan (AOYL 6 luvun 22 §).

Yhtiökokous on taloyhtiön ylin päättävä elin. Yhtiökokous on tärkeä foorumi myös yhtiökokoukselle kuuluvista asioista käytävälle keskustelulle ja kysymyksille. Yhtiökokouksessa hallitus, isännöitsijä ja yhtiön koko osakaskunta kohtaavat. Se, miten yhtiökokous järjestetään, voi vaikuttaa olennaisesti yhtiön yleiseen ilmapiiriin, osakkaiden ja taloyhtiön johdon välisiin suhteisiin sekä osakkaiden halukkuuteen osallistua taloyhtiön johtamiseen ja taloyhtiön kaikkeen toimintaan.

Taloyhtiön yhtiökokouksessa osakkaat tekevät päätökset taloyhtiön tärkeimmistä asioista, kuten laajoista korjaushankkeista, tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä vastikkeiden ja muiden maksujen suuruudesta. Yhtiökokous valitsee myös taloyhtiön hallituksen sekä tilintarkastajan ja/ tai toiminnantarkastajan. Osakkaat päättävät yhtiökokouksessa kaikista muista asioista paitsi niistä, jotka ovat erikseen laissa tai yhtiöjärjestyksessä määrätty hallitukselle tai isännöitsijälle.

Yhtiökokouksen tärkeimmät tehtävät ovat taloyhtiön hallituksen jäsenten valinta tai erottaminen sekä päätökset esimerkiksi yhtiövastikkeesta, yhtiön korjaushankkeista, lainan ottamisesta yhtiölle, hallituksen ja isännöitsijän vastuuvapaudesta ja mahdollisesta yhtiöjärjestyksen muuttamisesta. Yhtiökokous valitsee myös tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan (alle 30 huoneiston yhtiöissä tilintarkastajan valitseminen ei ole lain mukaan pakollista).

Yhtiökokouksen päätöksistä tiedotetaan viipymättä osakkaille ja asukkaille.

Yhtiökokouksen päätösten tiedottaminen helpottaa niiden vaikutusten huomioon ottamista ja lisää sitoutumista päätöksiin sekä helpottaa päätösten lainmukaisuuden arviointia.

Hyvä käytäntö on, että hallitus/isännöitsijä huolehtii siitä, että yhtiökokouksessa tehdyistä päätöksistä tiedotetaan osakkaille ja asukkaille. Tiedote kannattaa laatia mahdollisimman nopeasti yhtiökokouksen jälkeen, ja siihen kannattaa kerätä kokouksen olennaisimmat päätökset. Tiedotteen voi toimittaa jo ennen yhtiökokouspöytäkirjan hyväksymistä.

Lain mukaan yhtiökokouksen pöytäkirja on viimeistään neljän viikon kuluttua kokouksesta pidettävä taloyhtiön isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan luona osakkaiden nähtävänä, ja siitä on kohtuullista maksua vastaan toimitettava jäljennös sitä pyytävälle osakkaille. Osakkailla on oikeus saada jäljennös myös pöytäkirjan liitteistä (AOYL 6 luvun 22 §).

Yhtiökokouksessa hallituksen jäsenet ja isännöitsijä vastaavat osakkaiden kysymyksiin.

Osakkaan äänioikeuden käyttämisen ja yhtiökokouksen päätöksenteon kannalta on tärkeätä, että osakkaat voivat kysyä ja saada päätöksenteon kannalta tarpeelliset tiedot heidän kannaltaan ymmärrettävässä muodossa ennen kuin asiasta päätetään yhtiökokouksessa. Käytännössä vastaamisesta saa kieltäytyä vain osakkaiden ja asukkaiden salassa pidettävien henkilötietojen ja yhtiön palveluntarjoajien liikesalaisuuksien osalta, jos tietojen antamiseen ei ole suostumusta.

Kyselyoikeus on myös osakkaan valtuutetulla ja avustajalla.

Hyvän tavan mukaista on toimittaa kirjallinen vastaus automaattisesti kaikille osakkaille, jos puuttuvien tietojen vuoksi vastaus joudutaan antamaan kokouksen jälkeen.

Lain mukaan hallituksen ja isännöitsijän on vastattava yhtiökokouksessa osakkaan esittämiin kysymyksiin, jotka liittyvät yhtiökokouksessa käsiteltäviin asioihin. Jos osakkaan kysymykseen voidaan vastata vain sellaisten tietojen perusteella, jotka eivät ole kokouksessa käytettävissä, vastaus on lain mukaan annettava kahden viikon kuluessa kirjallisesti (AOL 6 luvun 25 §).

Yhtiökokous- osakkaiden kysymyksiin vastaaminen

Asukkaan on ilmoitettava asunnossaan tai taloyhtiön yleisissä tiloissa havaitsemistaan vioista ja vaurioista sekä mahdollisista tuhoeläimistä mahdollisimman pian.

Huoneistojen asukkaiden on helpointa havaita myös taloyhtiön kunnossapitovastuulla olevat huoneiston viat ja vauriot aikaisemmin kuin taloyhtiöllä. Käytännössä sama koskee usein myös taloyhtiön yleisten tilojen odottamattomia vikoja ja vaurioita. Mahdollisimman aikainen korjaaminen säästää kustannuksia ja parantaa asumismukavuutta.

Hyvä käytäntö on, että hallitus/ isännöitsijä muistuttaa asukkaita säännöllisesti heidän lain mukaisista ilmoitusvelvollisuuksistaan sekä niiden hyödyistä ja menettelytavoista omassa taloyhtiössä. Asukkaille kerrotaan, miten ja kenelle vikailmoitus tehdään, esimerkiksi vikailmoituslomakkeella verkossa tai kiireellisissä asioissa soittamalla huoltopäivystykseen. Jos osakas on saanut tietää viasta tai vauriosta vuokralaisensa kautta, hänen pitää varmistaa, että tieto on mennyt myös taloyhtiölle.

Lain mukaan osakkaan on pidettävä kunnossa huoneistonsa sisäosat (AOYL 7 luvun 3 §:n 1 momentti).

Osakas voi kysyä yhtiökokoukseen liittyviä asioita etukäteen hallitukselta/isännöitsijältä.

Miksi? Yhtiökokouskutsun ja sen mukana toimitettujen liitteiden avulla osakkaat tietävät, mitä asioita ja minkälaisia päätösehdotuksia yhtiökokouksessa tullaan käsittelemään. Näin osakas voi arvioida tarvetta osallistua yhtiökokoukseen ja äänestyskäyttäytymistään. Jos osakkaille herää kokousaineiston perusteella kysymyksiä, he voivat esittää ne etukäteen hallitukselle/isännöinnille. Etukäteen toimitettuihin kysymyksiin vastataan yhtiökokouksessa.

Hyvä käytäntö on, että osakas esittää ennakkokysymyksensä mahdollisuuksien mukaan kirjallisesti isännöitsijälle, joka tarpeen mukaan jakaa kysymyksen etukäteen tiedoksi hallituksen puheenjohtajalle tai koko hallitukselle.

Laissa ei säädetä ennakkokysymysten tekemisestä eikä vastaanottamisesta.

Toiminnantarkastaja voi esittää hallitukselle ja isännöitsijälle huomautuksia seikoista, joita ei esitetä toiminnantarkastuskertomuksessa.

Yhtiön edun mukaista on, että mahdolliset epäkohdat korjataan ja epäselvyydet selvitetään mahdollisimman varhain jo hallituksen ja isännöitsijän toimesta.

Käytännössä on myös toiminnantarkastajan velvollisuus tuoda hänen havaitsemansa epäkohdat yhtiökokouksen käsiteltäväksi, jos hallitus ja isännöitsijä eivät niitä viipymättä korjaa. Toiminnantarkastajan on lausuttava myös yhtiön avoimuusperiaatteen ja henkilötietojen suojan toteutumisesta. Lisäksi asunto-osakeyhtiölain tai yhtiöjärjestyksen rikkomisesta on annettava huomautus toiminnantarkastuskertomuksessa.

Hyvä käytäntö on, että toiminnantarkastuskertomuksen lisäksi toiminnantarkastaja antaa tarvittaessa hallitukselle tarkastusmuistion, jossa selvitetään mahdolliset erityishuomiot ja annetaan hallituksen käsiteltäväksi tarkoitettuja suosituksia.

Lain mukaan toiminnantarkastajan on aina huomautettava toiminnantarkastuskertomuksessa, jos tarkastuksessa on ilmennyt, että yhtiön hallituksen jäsen, puheenjohtaja, varapuheenjohtaja taikka isännöitsijä on syyllistynyt tekoon tai laiminlyöntiin, josta saattaa seurata vahingonkorvausvelvollisuus yhtiötä kohtaan, taikka rikkonut asunto-osakeyhtiölakia tai yhtiöjärjestystä (AOYL 9 luvun 10 §). Toiminnantarkastusmuistiosta laissa ei ole määräyksiä.

Toimintakertomuksessa annetaan lakisääteisten tietojen lisäksi tietoja yhtiöstä ja sen toiminnasta, yhtiön hallinnosta, lämmön, sähkön, veden ym. kulutuksesta, vakuutuksista ja muusta riskienhallinnasta ja yhtiön strategiasta ja sen toteutumisesta.

Miksi? Tilinpäätöstä ja lain vähimmäisvaatimusten mukaista toimintakertomusta lukemalla osakas ei voi saada riittävää kuvaa yhtiön toiminnan tehokkuudesta ja tuloksellisuudesta eikä kiinteistön ja rakennuksen kunnosta. Myös asumisen ja sen kustannusten kehityksen ennakointi on vaikeata lakisääteisen tilinpäätöksen perusteella. Sama koskee osakehuoneistojen arvon kehitystä siltä osin kuin siihen vaikuttaa yhtiön toiminta. Toimintakertomuksen laajemmasta sisällöstä on hyötyä myös tuleville osakkaille eli asunnon ostajille asuntokauppatilanteessa.

Hyvä käytäntö on hyödyntää toimintakertomuksen laatimisessa yleisesti käytössä olevia toimintakertomusmalleja. Tarpeeksi kattava ja yleistä käytäntöä myös esitystavan osalta vastaava toimintakertomus helpottaa oman taloyhtiön toiminnan ymmärtämistä ja vertailua muihin vastaaviin taloyhtiöihin. Hallituksen puheenjohtaja tai muu johdon edustaja voi toimintakertomusta hyödyntäen luoda katsauksen taloyhtiön toimintaan yhtiökokouksessa.

Lain mukaan asunto-osakeyhtiön toimintakertomuksessa on oltava tiedot yhtiövastikkeen käytöstä, pääomalainoista, omaisuuden rasitteista, olennaisesta tilikauden jälkeisestä kehityksestä ja tulevaisuuden näkymistä, ehdotus tuloksen käsittelyksi sekä tiedot tilikauden aikaisista taloyhtiön osakeanti- ja rakennejärjestelyistä ja yhtiön omista osakkeista (AOYL 10 luvun 5–7 §). Laissa ei ole tarkemmin määritelty, mitä ja miten esimerkiksi tulevaisuuden näkymistä tulisi kertoa.

Taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän on tiedettävä, miten kunnossapitovastuut asunto-osakeyhtiölain sekä taloyhtiön oman yhtiöjärjestyksen mukaan jakautuvat.

Asunto-osakeyhtiölaki määrittelee kenelle kiinteistön ja huoneistojen kunnossapitovastuu kuuluu. Lähtökohtaisesti ulkopinnat ja rakenteet kuuluvat taloyhtiön vastuulle. Huoneiston sisäpuoli ja asunnon pinnat ovat osakkaan vastuulla. Vastuunjakotaulukosta voi selvittää kunnossapitovastuut yksityiskohtaisesti.

Yhtiöjärjestyksessä voi olla osin asunto-osakeyhtiölaista poikkeavia määräyksiä kunnossapitovastuun jakautumisesta osakkaan ja taloyhtiön kesken. Tämä on syytä huomioida ja tietää oman taloyhtiön kohdalta, jos tällaisia poikkeamia on.

Hallitus ja isännöitsijä tiedottavat osakkaille taloyhtiön talous- tilanteesta.

Huolellisuus- ja lojaliteettivelvollisuutensa perusteella hallituksen /isännöitsijän pitää tarvittaessa viestiä tilikauden aikanakin osakkaille taloyhtiön taloustilanteesta, kuten sellaisista asioista, jotka vaikuttavat olennaisesti osakkailta perittävän vastikkeen määrään. Osakkaiden oman talouden hoidon kannalta on erityisen tärkeää saada tieto ajoissa.

Hyvä käytäntö on viestiä osakkaille taloyhtiön taloustilanteen olennaisista muutoksista heti, kun hallituksella ja isännöinnillä on niistä tietoa.

Käytännössä myös se, että taloyhtiön talous on kunnossa ja esimerkiksi ylimääräisiä vastikkeita ei tulla perimään, on tarpeellista tietoa osakkaalle. Osakkaille on hyvä vähintään kerran vuodessa viestiä myös siitä, jos taloustilanteeseen ei ole tulossa muutoksia. Loppusyksystä voi kertoa, kuinka hyvin ollaan budjetissa. Käytännössä taloyhtiön kiinteistöön liittyviin riskeihin on yleensä varauduttu esimerkiksi tavanomaisilla kiinteistövakuutuksilla. Jos tällaista vakuutusta ei ole, tästä on kerrottava osakkaille. Osakkaille on kerrottava myös muista poikkeavista riskeistä ja mahdollisuuksista, kuten vireillä olevista merkittävistä kaavamuutoksista.

Laissa ei ole yksityiskohtaisia säännöksiä tilikauden aikaisesta viestinnästä osakkaille ja asukkaille. Tällainen viestintävelvollisuus on kuitenkin taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän huolellisuus- ja lojaliteettivelvollisuuden (AOYL 1 luvun 11 §) perusteella osakkaille ja hallituksen yleisten tehtävien (AOYL 7 luvun 2 §:n 1 momentti) perusteella osakkaille ja asukkaille.

Hallitus ja isännöitsijä tiedottavat osakkaille ja asukkaille hallituksen päätöksistä.

Hallituksen päätökset vaikuttavat yleensä jollain tavalla osakehuoneistojen, rakennuksen tai kiinteistön käyttöön, käyttökustannuksiin tai asumismukavuuteen.

Hyvä käytäntö on, että hallitus/ isännöitsijä viestii asukkaille ja osakkaille kaikista hallituksen päätöksistä, jotka vaikuttavat asukkaiden asumiseen, huoneistojen käyttämiseen tai asumiskustannuksiin. Hyvä viestintä tarkoittaa päätösten avaamista osakkaille ja asukkaille ymmärrettävässä muodossa ja siten, että näillä on riittävästi aikaa toimia päätöksen mukaisten mahdollisuuksien käyttämiseksi tai haittojen minimoimiseksi. Hyvän tavan mukaista on myös ilmoittaa osakkaalle tämän tekemän aloitteen käsittelystä hallituksessa.

Käytännössä käsittely- ja pöytäkirjakäytäntö taloyhtiöiden hallituksissa on usein sellainen, että samaa asiaa käsitellään useassa kokouksessa ennen päätöksen tekemistä. On tavallista, että hallituksen käymän keskustelun vaiheita kirjataan pöytäkirjaan käsittelyn jatkamiseen liittyvän selvitystarpeen, valmisteluvastuun jaon jne. muistilistaksi ja seuraavan hallituksen kokouksen nopeuttamiseksi. Tällaisten keskeneräisten asioiden pöytäkirjausten saattaminen kaikkien osakkaiden ja asukkaiden tietoon voisi usein hidastaa ja hankaloittaa asian käsittelyä hallituksessa. Vaatimus pöytäkirjojen avaamisesta osakkaille ja asukkaille todennäköisesti johtaisi suppeampiin pöytäkirjamerkintöihin (päätöspöytäkirja) ja mainittujen muistilistojen ym. pitämiseen muulla tavalla pöytäkirjan ulkopuolella, mikä hankaloittaisi hallituksen toimintaa hyödyttämättä millään tavalla osakkaita ja asukkaita.

Osakkaalla on lain mukaan oikeus saada häntä koskevista asioista hallituksen pöytäkirjan ote tai muu kirjallinen selvitys (AOYL 7 luvun 6 §:n 2 momentti). Tällaisia asioita ovat esimerkiksi osakkaan kunnossapito- tai muutostyöilmoituksen käsittely ja huoneiston käyttöön vaikuttavat muutokset.

Taloyhtiön osakkailla ei ole suoraan lain nojalla oikeutta tutustua taloyhtiön kirjanpitoon, varainhoitoon eikä hallintoon, kuten hallituksen pöytäkirjoihin ja yhtiön kirjeenvaihtoon. Tilintarkastus ja toiminnantarkastus ovat tilintarkastuslaissa ja asunto-osakeyhtiölaissa säänneltyjä keinoja sen varmentamiseksi, että taloyhtiön kirjanpito, tilinpäätös ja hallinto ovat kirjanpito- ja asunto-osakeyhtiölainsäädännön, hyvän kirjanpitotavan, yhtiöjärjestyksen ja yhtiökokouksen päätösten mukaisia. Tilintarkastajan ja toiminnantarkastajan valitsee yhtiökokous. Tilintarkastuskertomus ja toiminnantarkastuskertomus on tarkoitettu ensi sijassa osakkaille, mutta ne ovat hyödyllisiä myös muille tahoille, kuten asunto-osakkeiden ostajille, kiinteistönvälittäjille, rahoittajille ja viranomaisille.

Lakisääteisestä tilintarkastuksesta poiketen taloyhtiön toiminnantarkastus sisältää yhtiön talouden ja hallinnon tarkastuksen sen toiminnan laadun ja laajuuden kannalta riittävällä tavalla. Toiminnantarkastus tehdään lähinnä yhtiön osakkaiden tiedontarpeita varten. Yhtiö voi suurelta osin itse määrittää toiminnantarkastuksen yksityiskohtaisen sisällön, joka on hyvä todeta myös yhtiökokouksessa.

Laissa ei säädetä toiminnantarkastuksen ajankohdasta, mutta käytännössä toiminnantarkastus suoritetaan yleensä vasta tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen valmistumisen jälkeen, jollei yhtiökokous päätä toisin tai jollei muuten ole erityistä syytä tilikauden aikaisiin toimenpiteisiin.

Tilintarkastajan valintavelvollisuudesta määrätään asunto-osakeyhtiölaissa ja mahdollisesti yhtiöjärjestyksessä. Toiminnantarkastajan valitsee aina taloyhtiön yhtiökokous.

Jos tilintarkastajaa ei valita, toiminnantarkastus on osakkaiden käytettävissä oleva helppo ja edullinen keino varmentaa taloyhtiön kirjan- pidon, tilinpäätöksen ja yhtiön hallinnon oikeellisuutta. Käytännössä tilin- tarkastajaa käyttävässä taloyhtiössäkin toiminnantarkastaja voi avustaa tai antaa tilintarkastajalle kirjanpito- ja muuta asiakirja-aineistoa täydentäviä ja todentavia tietoja.

Hyvä käytäntö on, että HT- tai KHT-tilintarkastaja valitaan lain vähimmäisvaatimuksen lisäksi yhtiössä, jossa on erilaisia yhtiövastikeperusteita tai huomattavia yhtiölainoja. Tällöin on tärkeätä varmentaa erilaisten yhtiövastikkeiden kohdennus eri kulu- ja tase erille sekä osakkaiden lainaosuuslaskennan oikeellisuus.

Hyvä käytäntö myös on, toiminnantarkastajan valitsemisesta luovutaan vain, jos kaikki osakkaat ovat edustettuina taloyhtiön hallituksessa tai jos hallituksen ulkopuolella olevat osakkaat siihen suostuvat.

Lain mukaan taloyhtiössä on oltava tilintarkastaja, jos osakashallinnassa on vähintään 30 huoneistoa, jos 1.7.2010 tai sen jälkeen rekisteröidyssä yhtiöjärjestyksessä määrätään tilintarkastajasta tai jos yhtiökokouksessa tilintarkastajan valitsemista vaatii osakkaiden määrävähemmistö (10 % kaikista osakkeista tai 2/3 kokouksessa edustetuista osakkeista). Myös pienen taloyhtiön yhtiökokous voi enemmistöpäätöksellä päättää̈ tilintarkastajan valitsemisesta (tällainen valintapäätös ei sido tulevia yhtiökokouksia). Tilintarkastajalla tarkoitetaan HT- tai KHT-tilintarkastajaa, joka on merkitty Patentti- ja rekisterihallituksen tilintarkastajarekisteriin. Mm. tilintarkastajan riippumattomuudesta, tilintarkastuksesta, tilintarkastus- kertomuksesta ja tilintarkastajan salassapitovelvollisuudesta säädetään tilintarkastuslaissa (1141/2015).

Lain mukaan taloyhtiössä on oltava toiminnantarkastaja, jos yhtiössä ei ole tilintarkastajaa eikä yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. Toiminnantarkastaja on kuitenkin aina valittava, jos yhtiössä ei ole tilintarkastajaa ja toiminnantarkastajan valintaa vaatii yhtiökokouksessa osakkaiden määrävähemmistö (10 % kaikista osakkeista tai 2/3 kokouksessa edustetuista osakkeista). Yhtiöjärjestysmääräyksellä pienet taloyhtiöt voivat luopua toiminnantarkastajan valinnasta tai määrätä myös toiminnantarkastajan valinnasta, silloin kun yhtiössä on valittava tilintarkastaja. Myös yli 30 huoneiston yhtiön yhtiökokous voi enemmistöpäätöksellä valita toiminnantarkastajan, jollei valintamahdollisuutta ole kielletty yhtiöjärjestyksessä̈ (tällainen valintapäätös ei sido tulevia yhtiökokouksia).

Lain mukaan sekä tilintarkastajalla että toiminnantarkastajalla on oikeus saada yhtiöltä palkkio. Palkkion määrästä tai laskutusperiaatteista päätetään yleensä yhtiökokouksessa tarkastajan valinnan yhteydessä. Tilintarkastajan palkkio päätetään yleensä maksaa laskun tai tarjouksen mukaan. Toiminnantarkastajan kohdalla kohtuullisen ja riittävän palkkion maksaminen voi helpottaa osaavan toiminnantarkastajan valitsemista, parantaa toiminnantarkastuksen laatua ja lisätä arvostusta toiminnantarkastusta kohtaan. Käytännössä toiminnantarkastuksen vaatima työmäärä ja palkkion suuruus riippuu mm. yhtiön koosta ja sen kiinteistön ja rakennusten elinkaaren vaiheesta. Yhtiö vastaa myös muista toiminnantarkastuksesta aiheutuvista kuluista.

Taloyhtiöllä on oltava osakkaiden yhteisen tahdon mukainen strategia. Miksi? Taloyhtiö tarvitsee strategian ja tavoitteet, jotta se voi toimia tehokkaasti ja suunnitelmallisesti. Strategia on osakkaiden, hallituksen ja isännöitsijän yhteinen työkalu.

Käytännössä strategia on tiivis kuvaus taloyhtiön tilanteesta sekä kehittämisperiaatteista. Siinä kuvataan osakkaiden asettamat tavoitteet asumisen tasolle, taloyhtiön ominaisuuksille ja palveluille sekä määritellään lähivuosien tärkeimmät kehitystarpeet ja keinot tavoitteiden toteuttamiseksi. Tyypillisesti strategia tehdään vähintään viideksi vuodeksi eteenpäin.

Taloyhtiön johdon työn helpottamisen lisäksi strategian laatiminen osakkaita kuullen voi lisätä myös heidän kiinnostustaan ja osallistumistaan taloyhtiön päätöksentekoon. Osakkaiden kannalta strategia tarkoittaa asumiskustannusten ja asumiseen vaikuttavien taloyhtiön toimien parempaa ennakoitavuutta.

Hyvä käytäntö on, että hallitus valmistelee strategian yhdessä isännöitsijän kanssa ja yhtiökokous päättää strategian hyväksymisestä. Yhtiökokouksessa voidaan tarvittaessa myös päivittää ja täsmentää aiemmin tehtyä strategiaa. Strategian toteuttamista kerrotaan osakkaille varsinaisessa yhtiökokouksessa toimintakertomuksen käsittelyn yhteydessä. Samassa yhteydessä tai talousarviota käsiteltäessä on hyvä käydä läpi myös se, mitä taloyhtiön strategian toteuttamiseksi tullaan tekemään tulevaisuudessa, erityisesti kulumassa olevalla tilikaudella.

Lain mukaan hallitus edustaa yhtiötä ja kirjoittaa sen toiminimen. Isännöitsijä voi edustaa yhtiötä asiassa, joka kuuluu hänen yleisiin tehtäviinsä eli taloyhtiön päivittäiseen hallintoon (AOYL 7 luvun 22 §). Yhtiön nimen kirjoittaminen on määritelty yhtiöjärjestyksessä.

Hallituksen lisäksi taloyhtiön isännöitsijä voi edustaa yhtiötä asiassa, joka kuuluu hänen tehtäviinsä. Isännöitsijä tehtäviin kuuluu huolehtia kiinteistön ja rakennusten pidosta sekä hoitaa yhtiön muuta päivittäistä hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Isännöitsijä vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty.

Yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä, että hallituksen jäsenellä tai isännöitsijällä on oikeus edustaa yhtiötä tai että hallitus voi antaa oikeuden jäsenelleen, isännöitsijälle tai muulle nimetylle henkilölle. Hallitus voi milloin tahansa peruuttaa oikeuden yhtiön edustamiseen.

Hallitus, kun on edustuskelpoinen suoraan lain nojalla, voi siis antaa itse valtuutuksia muille edustaa yhtiötä. Tämä valtuutukseen perustuva edustusoikeus toimii samoin kuin muillakin elämän alueilla. Valtuutus voidaan tehdä kirjallisesti antamalla valtakirja valtuutetulle. Niin kauan, kuin valtuutetulla on valtakirja, hän voi edustaa valtuuttajaa. Sen jälkeen, kun valtakirja otetaan valtuutetulta pois, edustusoikeus lakkaa saman tien. Valtuutus voi olla yleinen asioiden hoitamisen valtuutus tai valtuutus erityiseen, tiettyyn erikseen nimettyyn ja määriteltyyn tehtävään. Valtuutuksella voi myös olla ns. reunaehdot, joiden puitteissa valtuutettu toimii.

Mahdolliset riidat pyritään ratkaisemaan ensi sijassa sopimalla ja seuraavaksi sovintomenettelyillä.

Asumisviihtyisyyden ja taloyhtiön toiminnan sujuvuuden kannalta on tarpeen, että mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan mahdollisimman aikaisin, mahdollisimman kevyessä ja edullisessa menettelyssä.

Käytännössä sovinnollisia riitojen ratkaisumenettelyjä, joiden hinta on kohtuullinen, ovat riitojen ratkaiseminen tuomioistuinsovittelussa tai tuomioistuimen ulkopuolella. Sovinnon vahvistaminen jälkeen sovinto on myös täytäntöönpanokelpoinen. Hyväksi havaittu toimintatapa tulkinta- ja riitakysymysten ratkaisussa on myös kirjallisen lausunnon pyytäminen alan asiantuntijalta tai järjestöltä.

Taloyhtiössä ylin päätösvalta on yhtiökokouksella. Siellä osakkaat päättävät taloyhtiön merkittävistä yhteisistä asioista, joista yksi tärkeimmistä on hallituksen jäsenten valinta.

Taloyhtiöllä on aina oltava hallitus.

Osakkaiden yhdenvertaisuusperiaatteen perusteella kaikki taloyhtiön osakkaat voivat olettaa, että heillä on samat oikeudet ja velvollisuudet kuin muilla osakkailla, jollei laista tai yhtiöjärjestyksestä muuta johdu tai osakas ei muuhun suostu.

Laista ja yhtiöjärjestyksestä seuraa, että kukin osakeryhmä tuottaa erilaisen oikeuden hallita osakehuoneistoja ja käyttää yhtiön muita tiloja (esim. varastotiloja ja autopaikkoja) sekä erisuuruisen äänioikeuden ja vastikkeen maksuvelvollisuuden. Osakeryhmiin voi liittyä myös muita eroja lain ja yhtiöjärjestyksen perusteella, kuten erilainen kunnossapitovastuu osakehuoneistosta.

Yhdenvertaisuusperiaatetta sovelletaan tyypillisesti (joskaan ei yksinomaan) yhtiön kunnossapitovastuun kohdistamiseen, yhtiön toteuttamien uudistusten vastikerahoitukseen ja yhtiön tilojen käyttöoikeuksien jakamiseen.

Yhdenvertaisuusperiaate on kirjoitettu asunto-osakeyhtiölakiin niin, että ”yhtiökokous, hallitus tai isännöitsijä ei saa tehdä päätöstä tai ryhtyä muuhun toimenpiteeseen, joka on omiaan tuottamaan osakkeenomistajalle tai muulle epäoikeutettua etua yhtiön tai toisen osakkeenomistajan kustan- nuksella” (AOYL2 1 luvun 10 §). Yhdenvertaisuusperiaate tasapainottaa siten lakiin kirjattua enemmistöperiaatetta, jonka mukaan osakkaiden päätöksiin riittää yleensä enemmistö yhtiökokouksessa annetuista äänistä.

Yhdenvertaisuusperiaate suojaa vähemmistöosakkaita silloin, kun yhtiökokous, hallitus tai isännöitsijä on tekemässä asunto-osakeyhtiölain tai yhtiöjärjestyksen vastaista päätöstä tai ryhtymässä muuten tällaiseen toimeen. Yhdenvertaisuusperiaate rajaa yhtiökokouksen ja yhtiön johdon päätösvaltaa ja helpottaa toiminnan ennakointia yksittäisen osakkaan kannalta. Toisaalta yhtiökokouksen enemmistö voi aina päättää tarkoituksenmukaisena pitämästään lain ja yhtiöjärjestyksen mukaisesta asiasta, koska yhdenvertaisuusperiaatetta ei sovelleta tarkoituksenmukaisuuskysymyksiin.

Osakkaiden ja asukkaiden mielipiteiden sekä huoneistoissa havaittujen puutteiden kartoittaminen helpottaa hankkeesta päättämistä ja sen toteuttamista.

Hyvä käytäntö on osallistaa osakkaat ja asukkaat korjaushankkeeseen alusta alkaen. Osakkaiden/ asukkaiden tarpeet voi kartoittaa monella eri tavalla, esimerkiksi kyselyllä tai järjestämällä asukasillan.

Hallitus ja isännöitsijä tiedottavat osakkaille ja asukkaille asumiseen ja huoneistojen käyttöön vaikuttavista palvelusopimuksista.

Asukkaan ja osakkaan on hyvä tietää esimerkiksi, miten taloyhtiössä hoidetaan talvikunnossapitoa ja miten porrashuoneet siivotaan.

Hyvä käytäntö on, että taloyhtiön hallitus/ isännöitsijä kertoo palvelusopimusten olennaisimmat sisällöt osakkaille ja asukkaille. Olennaisia palvelusopimuksia ovat ainakin isännöinti-, huolto-, siivous- ja vartiointisopimus. Sopimusten sisällöstä kertominen ei tarkoita niiden toimittamista asukkaille sellaisenaan, vaan niiden sisältöjen avaamista asukkaalle ymmärrettävällä tavalla. Jos taloyhtiössä ei ole kirjallista isännöintisopimusta tai isännöintiä ei ole kilpailutettu, hallituksen on kerrottava poikkeuksellisen menettelyn syyt.

Laissa ei ole yksityiskohtaisia säännöksiä tilikauden aikaisesta viestinnästä osakkaille ja asukkaille. Tällainen viestintävelvollisuus on kuitenkin taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän huolellisuus- ja lojaliteettivelvollisuuden (AOYL 1 luvun 11 §) perusteella osakkaille ja hallituksen yleisten tehtävien (AOYL 7 luvun 2 §:n 1 momentti) perusteella osakkaille ja asukkaille.

Osakkaiden ja asukkaiden välisellä huomaavaisuudella ja suvaitsevaisuudella on erittäin suuri merkitys asunto-osakeyhtiömuotoisessa yhteisöasumisessa kaikkien osakkaiden asumismukavuuden sekä yhteisen päätöksenteon ja toiminnan kannalta.

Yhtäältä osakkaan ja asukkaan on käytettävä huoneistoaan ja taloyhtiön muita tiloja niin, ettei siitä aiheudu merkittävää haittaa toisille osakkaille, asukkaille tai taloyhtiölle. Toisaalta osakkaan ja asukkaan on suvaittava sitä, että toisten osakkaiden ja asukkaiden tavat poikkeavat hänen tavoistaan, kunhan poikkeavista tavoista ei aiheudu objektiivisesti arvioiden merkittävää häiriötä tai muuta haittaa (AOYL 8 luvun 2 §).

Huomaavaista on myös se, että taloyhtiön johdon ja osakkaiden välillä otetaan mahdollisuuksien mukaan huomioon tiedossa olevat toisen osa- puolen mahdollisuudet ja muu tilanne. Sama koskee yhtiön johdon ja asukkaiden välisiä suhteita. Yhtiön johdon on hyvä muistaa osakas- ja asukasviestinnässä, että osakkaat ja asukkaat eivät yleensä ole kiinteistön- pidon asiantuntijoita. Toisaalta osakkaiden ja asukkaiden on hyvä muis- taa, että myöskään taloyhtiön hallituksen jäseninä toimivat osakkaat (ml. hallituksen puheenjohtaja) eivät yleensä ole kiinteistöalan ammattilaisia, eivätkä he ole täysipäiväisesti taloyhtiön palveluksessa tai saa merkittävää korvausta työpanoksestaan. Tämän vuoksi osakas ja asukas ei yleensä voi olettaa, että hallituksen puheenjohtaja tai jäsen olisi jatkuvasti osakkaiden ja asukkaiden käytettävissä tai että hän antaisi ohjeita esimerkiksi asunnon tai rakennuksen pitoon liittyvissä käytännön kysymyksissä.

Asunto-osakeyhtiössä huoneiston hallinta perustuu osakkeiden omistukseen. Osakkeet tuottavat oikeuden hallita yhtiöjärjestyksen huoneistoselitelmässä määriteltyä tilaa. Osakkaat ja asukkaat muodostavat yhdessä yhteisön, jossa korostuu yhteiset asumisen pelisäännöt.

Osakkaan oikeuksista ja velvollisuuksista säädetään asunto-osakeyhtiölaissa.

Osakehuoneiston ja taloyhtiön yhteisten tilojen ja palveluiden käyttöoikeuden lisäksi osakkaalla on oikeus osallistua yhtiökokouksessa päätöksentekoon yhtiön kannalta tärkeimmissä asioissa. Lisäksi osakkaalla on yhtiökokouksessa laaja kyselyoikeus ja oikeus muutenkin saada tieto hallituksen päätöksestä, joka koskee hänen oikeuttaan tai velvollisuuttaan suhteessa yhtiöön tai toiseen osakkaaseen. Osakkaalla on myös melko laa- ja oikeus tehdä muutostöitä osakehuoneistossaan (AOYL 4 luvun 7-10 § ja AOYL 5 luvun 1-9 §). Käytännössä osakkaan keskeisimmät lakiin perustuvat velvollisuudet ovat yhtiövastikkeen maksaminen (AOYL 3 luvun 1 §) ja osakehuoneiston huolellinen hoitaminen (AOYL 4 luvun 3 §).

Asunto-osakeyhtiölaissa säädetään taloyhtiön muiden asukkaiden oikeuksista ainoastaan yhtiökokoukseen osallistumisen ja puheoikeuden osalta. Käytännössä taloyhtiön asukkailla on usein samanlainen tiedontarve mm. osakehuoneiston ja taloyhtiön yhteisten tilojen käyttöön vaikuttavista asioista. Kaikkien taloyhtiön asukkaiden huomioiminen on siten tärkeää asumisviihtyisyyden kannalta.

Isännöitsijän on oltava esteetön tehtäviä hoitaessaan.

Isännöitsijä ei saa osallistua asian valmisteluun, käsittelyyn ja päätöksentekoon, jos kysymyksessä on taloyhtiön ja isännöitsijän välinen toimi tai jos isännöitsijällä on muuten odotettavissa asiassa olennaista, taloyhtiön edun kanssa mahdollisesti ristiriidassa olevaa suoraa tai välillistä etua.

Esteellisen isännöitsijän osallistuminen taloyhtiön päätösten valmisteluun ja tekemiseen vaarantaa taloyhtiön ja sen kaikkien osakkaiden yhteisen edun toteutumisen ja lisää riskiä henkilökohtaisen edun ajamisesta asiakastaloyhtiön asioiden hoidossa. Lisäksi esteellisenä toimiminen huonontaa luottamusta taloyhtiön hallintoon ja ilmapiiriä taloyhtiössä.

Hyvä käytäntö on, että lain vähimmäisvaatimuksen lisäksi isännöitsijä ja isännöintiyrityksen päävastuullinen isännöitsijä pidättäytyvät osallistumasta asian käsittelyyn ja päätöksentekoon myös silloin, kun heidän lähipiiriinsä kuuluvan taloyhtiön sopimuskumppanin tai vastapuolen etu voi olla ristiriidassa yhtiön edun kanssa, vaikka heille ei ole odotettavissa olennaista välitöntä etua päätöksestä (esim. päävastuullinen isännöitsijä on taloyhtiön sopimuskumppaniksi kaavaillun yrityksen hallituksessa tai muussa johdossa ilman merkittävää omistusosuutta). Suositeltavaa on, että laajempaa esteellisyyskäytäntöä sovelletaan ainakin huoneistojen käyttöön tai käyttökustannuksiin vaikuttavissa päätöksissä.

Hyvä käytäntö myös on, että jos vain päävastuullinen isännöitsijä on esteellinen asiassa, toinen isännöintiyrityksen nimeämä henkilö valmistelee asian, osallistuu sen käsittelyyn ja huolehtii täytäntöönpanosta. Jos isännöitsijä on esteellinen, taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja tai hallituksen valitsema muu taho huolehtii yleensä päätöksen valmistelusta, käsittelystä ja täytäntöönpanosta. Tällaisen muun tahon kanssa on erikseen sovittava tehtävästä ja sen ehdoista.

Hyvä käytäntö lisäksi on, että isännöitsijä ei toimi yhtiökokouksen puheenjohtajana, osakkaan edustajana yhtiökokouksessa eikä hallituksen jäsenen tai puheenjohtajana.

Lain mukaan isännöitsijä ja isännöintiyrityksen päävastuullinen isännöitsijä eivät saa osallistua sellaisen asian käsittelyyn, joka koskee hänen ja yhtiön välistä sopimusta, muuta oikeustointa tai hänen huoneistonsa poikkeuksellista kunnossapitoa tai uudistusta taikka hänen huoneistonsa ottamista yhtiön hallintaan. Lähipiiriin kuuluvat mm. avio- ja avopuoliso, lapset, sisarukset, vanhemmat ja muut lähisukulaiset ja näiden määräysvallassa olevat yritykset. Eturistiriita koskee taloudellisia intressejä joko välittömästi tai välillisesti (esim. määräämisvalta tai johtava asema palveluntarjoajayrityksessä). Esteettömyys on tarkemmin määritelty asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 4 ja 21 §:ssä.

Korjaushankkeen valmistelusta ja etenemisestä viestitään osakkaille ja asukkaille.

Korjaushankkeissa avoin, suunnitelmallinen ja jatkuva tiedottaminen on keino, jolla päätöksentekoa voidaan helpottaa ja asukastyytyväisyyttä lisätä. Lisäksi asumisen arki sujuu korjaushankkeen aikana paremmin, kun asukkaat tietävät, miten poikkeusoloissa toimitaan. Onnistunut viestintä korjaushankkeessa parantaa osakkaiden ja asukkaiden sitoutumista pitkäjänteiseen taloyhtiön kunnossapitoon ja oikea-aikaisiin remontteihin.

Huoneiston käyttöön vaikuttavista korjauksista on ilmoittaa riittävän ajoissa. Asukkaille ja osakkaille kannattaa tiedottaa lähestyvästä korjaushankkeesta jo varhaisessa vaiheessa, esimerkiksi heti sen jälkeen, kun hallitus on päättänyt esittää yhtiökokoukselle hankkeen suunnittelun aloittamisesta. Asukkaille ja osakkaille on kerrottava, mitä on syytä tehdä, miksi ja milloin.

Kun korjaushankkeen etenemisestä päätetään hallituksessa, on samalla päätettävä siitä, miten asiasta viestitään asukkaille. Tieto hankkeen eri vaiheista ja etenemisestä auttaa osakkaita ja asukkaita ymmärtämään, mihin asioihin voidaan kulloinkin vaikuttaa. Urakkasopimuksia ja -asiakirjoja ei toimiteta asukkaille luettavaksi, mutta niiden sisällöstä ja toteutuksesta viestitään erikseen.

Koska taloyhtiössä voi olla jopa satoja asukkaita, korjaushankeviestinnässä kannattaa käyttää useita kanavia ja riittävästi toistoja. Huoneistoissa käymisestä on aina ilmoitettava etukäteen ja mahdollisuuksien mukaan riittävän ajoissa osakkaille ja asukkaille. Jos remontin tehokas toteuttaminen edellyttää toistuvia käyntejä tietyn ajan kuluessa, riittävää voi olla ilmoittaa etukäteen käyntien tarkoituksesta, aikavälistä ja valvonnasta.

Suunnitelmallinen viestintä helpottaa hallituksen ja isännöinnin käytännön työtä taloyhtiön tavoitteiden toteuttamisessa. Hallituksen on hyvä käydä osakkaiden kanssa aktiivista keskustelua yhteisistä tavoitteista. Näin saadaan selville osakkaiden näkemys siitä, mihin suuntaan taloyhtiön halutaan kehittyvän tulevaisuudessa.

Yhtiökokousten välillä taloyhtiössä tapahtuu paljon asioita, jotka vaikuttavat asukkaiden asumisviihtyisyyteen, asumisturvallisuuteen ja osakkeiden arvoon. Sekä osakkaille että asukkaille on viestittävä em. asioista, jotta he osaavat ottaa ne huomioon omassa toiminnassaan ja päätöksenteossaan.

Hyvä käytäntö on viestiä osakkaille ja asukkaille säännöllisin väliajoin ja aina, kun jotakin merkittävää on tapahtunut tai odotettavissa. Suunnitelmalliseen viestintään kuuluu myös poikkeustilanteisiin varautuminen.

Hyvä käytäntö on myös kertoa osakkaille taloyhtiön rakennusten kunnosta, kuntoarvioiden ja -tutkimusten tuloksista sekä tehdyistä ja tulevista korjauksista. Tulevat korjaukset kiinnostavat myös asukkaita. Asukkaita kiinnostavat lisäksi energiankulutustiedot ja energiansäästöohjeet, jätteiden lajitteluohjeet, turvallisuusohjeet, yhteisten tilojen käyttöohjeet, talkoot sekä taloyhtiön palvelut, kuten pesutupa, saunat, avaintilaukset, säilytystilat ja kerhotila.

Myös jokaisella asukkaalla ja osakkaalla on vastuu viestinnästä. Hyvä tiedonkulku auttaa parantamaan yhteishenkeä ja naapurisopua. Sopuisassa taloyhtiössä päätöksenteko ja arjen asiat hoituvat sujuvammin. Myös monet hyvät kehitysideat ovat osakkailta ja asukkailta lähtöisin.

Kaikkien asukkaiden huomioon ottaminen yhtiön ja asukkaiden välisessä viestinnässä osallistaa ja sitouttaa myös osakkaiden vuokralaisia ja parantaa kaikkien asukkaiden asumisviihtyisyyttä. Rakennukset ja huoneistot pysyvät kunnossa ja osakkeiden arvo kehittyy myönteisesti, kun asukkaat aktiivisesti viestivät hallitukselle/isännöinnille huomaamistaan epäkohdista, joita hallitus, isännöinti tai huoltoyhtiö ei käytännössä muuten voi havaita ajoissa. Selkeät menettelytavat helpottavat ilmoittamista.

Vuorovaikutteiseen viestintään kuuluu asukkaiden kuuleminen ja palautteen kerääminen. Käytännössä tämä voi tapahtua esimerkiksi kyselyiden, internetsivujen tai asukastilaisuuksien avulla.

Laissa ei ole yksityiskohtaisia säännöksiä tilikauden aikaisesta viestinnästä osakkaille ja asukkaille. Tällainen viestintävelvollisuus on kuitenkin taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän huolellisuus- ja lojaliteettivelvollisuuden perusteella osakkaille ja hallituksen yleisten tehtävien (AOYL 7 luvun 2 §:n 1 momentti) perusteella osakkaille ja asukkaille.

Isännöintipalveluista laaditaan aina kirjallinen sopimus.

Isännöitsijän tehtävien ja kustannusten selkeä määrittely edellyttää käytännössä aina kirjallisen isännöintisopimuksen laatimista. Kirjallisen sopimuksen laatiminen vähentää olennaisesti epäselvyyksiä ja erimielisyyksiä isännöitsijän tehtävistä ja hinnoittelusta myöhemmin sopimussuhteen aikana.

Jos isännöintisopimuksessa noudatetaan isännöintipalvelujen yleisiä sopimusehtoja (ISE 2007), niihin tulee viitata sopimuksessa. Hallitus tiedottaa isännöintisopimuksen pääasiallisesta sisällöstä taloyhtiön osakkaille, asukkaille ja vuokralaisille Hyvä tiedonkulku ja toiminnan läpinäkyvyys lisäävät osakkaiden luottamusta taloyhtiön johtoon.

Käytännössä vain pienissä yhtiöissä voidaan toimia ilman ulkopuolista ammatti-isännöintiä. Tällöinkin tulee isännöitsijänä toimivan osakkaan kanssa tehdä vähintään kirjallinen määrittely isännöitsijän tehtävistä.

Laissa ei ole nimenomaista säännöstä isännöintisopimuksesta.

Isännöitsijän tulee toimia hyvän isännöintitavan (Isännöinnin eettisten ohjeiden) mukaisesti.

Isännöinnin eettisten ohjeiden mukaisen hyvän isännöintitavan noudattaminen parantaa isännöintipalveluiden sisällön ja laadun ennakoitavuutta ja lisää osakkaiden ja hallituksen luottamusta isännöitsijän toimintaan.

Käytännössä, ISA-auktorisoidut isännöitsijät ovat sitoutuneita noudattamaan hyvää isännöintitapaa.

Isännöinnin eettiset ohjeet korostavat hyvää yhteistyötä isännöinnin ja taloyhtiön toimijoiden kesken. Ne määrittävät, miten asiakastaloyhtiön asioita tulee isännöintiyrityksessä hoitaa. Sekin on selvää, että sopimusta isännöintipalveluista pitää molempien sopijapuolten noudattaa. Sopimuksen rikkomisen seuraamuksena on puolin ja toisin velvollisuus korvata toiselle sopijapuolelle aiheutuneet vahingot.

Lain mukaan isännöitsijän on huolellisesti toimien edistettävä taloyhtiön etua (AOYL 1 luvun 11 §). Huolellisuusvelvoitteen tai isännöintisopimuksen rikkomisesta voi syntyä lakiin perustuva vahingonkorvausvastuu (AOYL 24 luvun 1 §) ja/tai sopimusoikeudellinen vahingonkorvausvastuu.

Laissa ei ole erityissäännöksiä hallituksen jäsenehdokkaiden nimittämismenettelystä eikä toimikausien enimmäismäärästä.

Hallitukseen ehdolla olevan on oltava paikalla, jotta valinnasta päättävät osakkaat voivat saada riittävän käsityksen hänestä. Hyvä käytäntö on myös, että kokouksesta poissa olevan ehdokkaan esittelee ensi sijassa ehdottaja.

Hallituksen jäseneksi voidaan valita myös muita kuin taloyhtiön osakkaita. Jos ehdokas on ulkopuolinen hallitusammattilainen, hänen läsnäolonsa kokouksessa on erityisen tarpeellista.

Laissa ei ole erityissäännöksiä ehdokkaiden läsnäolosta valintakokouksessa. Asunto-osakeyhtiölaissa ei ole estettä yhtiön ulkopuolisten valitsemiseen hallituksen jäseneksi. Yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä lisävaatimuksista, joita on noudatettava hallituksen jäsenten valinnassa.

Hallituksen jäsenyyden hoitamisen kannalta tarpeelliset ominaisuudet on mainittu suosituksessa 18 (ks. s. 51).

Hallitus ja isännöitsijä tiedottavat osakkaille ja asukkaille heidän huoneistojensa käyttöön vaikuttavista asioista ja muista asumisen pelisäännöistä.

Arjen toimivuuden ja rakennusten ja huoneistojen hyvän hoidon vuoksi osakkaiden ja asukkaiden on erityisen tärkeää̈ saada riittävän ajoissa tietoa asuntonsa käyttöön vaikuttavista asioista.

Hyvä käytäntö on, että hallitus /isännöitsijä ohjeistaa kaikkia osakkaita ja asukkaita siitä, miten taloyhtiössä toimitaan, miten kunnossapitovastuu on jaettu taloyhtiön ja osakkaiden kesken sekä miten taloyhtiön hallinto on järjestetty. Osakkaiden ja asukkaiden saatavilla tulee olla myös oman asunnon huolto-ohjeet.

Hyvä käytäntö myös on, että yhtiökokousten välillä asukkaille tiedotetaan viipymättä asioista, jotka vaikuttavat olennaisesti asuntojen käyttämiseen tai käytöstä aiheutuviin kuluihin taikka taloyhtiön palveluihin. Tämä koskee myös liikehuoneistojen omistajia. Hallitus /isännöitsijä varmistaa, että ajantasainen yhtiöjärjestys, järjestyssäännöt, autopaikkasäännöt ja pelastussuunnitelma ovat kaikkien osakkaiden ja asukkaiden saatavilla. Näistä tiedotetaan uudelle osakkaalle ja asukkaalle aina, kun taloyhtiön johto saa tiedon uudesta osakkaasta tai uuden asukkaan muuttamisesta taloyhtiöön.

Jos taloyhtiössä on käytössä asukkaan opas, esimerkiksi taloyhtiön asukas- sivuilla Internetissä, em. dokumentit voi liittää siihen. Järjestyssäännöissä määritellään asumisviihtyisyyden kannalta olennaiset asiat, jotka kaikkien asukkaiden tulee tuntea.

Hallituksen jäsen ei osallistu asian valmisteluun, käsittelyyn eikä päätöksentekoon, jos kysymyksessä on taloyhtiön ja hallituksen jäsenen välinen toimi tai jäsenellä on muuten odotettavissa asiassa olennaista, taloyhtiön edun kanssa mahdollisesti ristiriidassa olevaa suoraa tai välillistä etua.

Esteellisen osallistuminen taloyhtiön päätöksentekoon vaarantaa taloyhtiön ja sen kaikkien osakkaiden yhteisen edun toteutumisen yhtiön päätöksenteossa, lisää riskiä henkilökohtaisen edun ajamisesta yhteisten asioiden hoidossa sekä huonontaa luottamusta taloyhtiön hallintoon ja ilmapiiriä taloyhtiössä.

Hyvä käytäntö on, että lain vähimmäisvaatimuksen lisäksi hallituksen jäsen pidättäytyy osallistumasta asian valmisteluun, käsittelyyn ja päätöksentekoon myös silloin, kun hänen lähipiiriinsä kuuluvan taloyhtiön sopimuskumppanin tai vastapuolen etu voi olla ristiriidassa yhtiön edun kanssa. Näin silloinkin, kun hallituksen jäsenelle ei ole odotettavissa olen- naista välitöntä etua päätöksestä (esim. hallituksen jäsen on taloyhtiön sopimuskumppaniksi kaavaillun yrityksen hallituksessa tai muussa johdossa ilman merkittävää omistusosuutta). Suositeltavaa on, että laajempaa esteellisyyskäytäntöä sovelletaan ainakin huoneistojen käyttöön tai käyttö- kustannuksiin vaikuttavissa päätöksissä.

Hyvä käytäntö myös on, että jos suurin osa hallituksen jäsenistä on esteellisiä, asia viedään yhtiökokouksen päätettäväksi tai että hallituksessa pätevän päätöksen tekevät tosiasiassa esteettömät hallituksen jäsenet.

Lain mukaan hallituksen jäsen ei saa osallistua sellaisen asian käsittelyyn, joka koskee hänen ja yhtiön välistä sopimusta, muuta oikeustointa tai hänen huoneistonsa poikkeuksellista kunnossapitoa tai uudistusta taikka hänen huoneistonsa ottamista yhtiön hallintaan. Lähipiiriin kuuluu mm. avio- ja avopuoliso, lapset, sisarukset, vanhemmat ja muut lähisukulaiset sekä näiden määräysvallassa olevat yritykset. Eturistiriita koskee taloudellisia intressejä joko välittömästi tai välillisesti (esim. määräämisvalta tai johtava asema palveluntarjoajayrityksessä). Esteettömyys on tarkemmin määritelty asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 4 §:ssä.

Hallituksen jäsen ei osallistu asian valmisteluun, käsittelyyn eikä päätöksentekoon, jos kysymyksessä on taloyhtiön ja hallituksen jäsenen välinen toimi tai jäsenellä on muuten odotettavissa asiassa olennaista, taloyhtiön edun kanssa mahdollisesti ristiriidassa olevaa suoraa tai välillistä etua.

Esteellisen osallistuminen taloyhtiön päätöksentekoon vaarantaa taloyhtiön ja sen kaikkien osakkaiden yhteisen edun toteutumisen yhtiön päätöksenteossa, lisää riskiä henkilökohtaisen edun ajamisesta yhteisten asioiden hoidossa sekä huonontaa luottamusta taloyhtiön hallintoon ja ilmapiiriä taloyhtiössä.

Hyvä käytäntö on, että lain vähimmäisvaatimuksen lisäksi hallituksen jäsen pidättäytyy osallistumasta asian valmisteluun, käsittelyyn ja päätöksentekoon myös silloin, kun hänen lähipiiriinsä kuuluvan taloyhtiön sopimuskumppanin tai vastapuolen etu voi olla ristiriidassa yhtiön edun kanssa. Näin silloinkin, kun hallituksen jäsenelle ei ole odotettavissa olen- naista välitöntä etua päätöksestä (esim. hallituksen jäsen on taloyhtiön sopimuskumppaniksi kaavaillun yrityksen hallituksessa tai muussa johdossa ilman merkittävää omistusosuutta). Suositeltavaa on, että laajempaa esteellisyyskäytäntöä sovelletaan ainakin huoneistojen käyttöön tai käyttö- kustannuksiin vaikuttavissa päätöksissä.

Hyvä käytäntö myös on, että jos suurin osa hallituksen jäsenistä on esteellisiä, asia viedään yhtiökokouksen päätettäväksi tai että hallituksessa pätevän päätöksen tekevät tosiasiassa esteettömät hallituksen jäsenet.

Lain mukaan hallituksen jäsen ei saa osallistua sellaisen asian käsittelyyn, joka koskee hänen ja yhtiön välistä sopimusta, muuta oikeustointa tai hänen huoneistonsa poikkeuksellista kunnossapitoa tai uudistusta taikka hänen huoneistonsa ottamista yhtiön hallintaan. Lähipiiriin kuuluu mm. avio- ja avopuoliso, lapset, sisarukset, vanhemmat ja muut lähisukulaiset sekä näiden määräysvallassa olevat yritykset. Eturistiriita koskee taloudellisia intressejä joko välittömästi tai välillisesti (esim. määräämisvalta tai johtava asema palveluntarjoajayrityksessä). Esteettömyys on tarkemmin määritelty asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 4 §:ssä.

Avoimuusperiaate tarkoittaa jatkuvaa avointa tiedottamista yhtiön asioista osakkaille ja asukkaille, jotta nämä voivat ennakoida taloyhtiön toiminnan ja talouden vaikutukset omaan asumiseensa ja talouteensa sekä osallistua aktiivisesti yhtiökokouksiin ja taloyhtiön toimintaan. Osakas on viime kädessä velvollinen kertomaan vuokralaiselleen asumiseen vaikuttavista taloyhtiön päätöksistä, määräyksistä ja ohjeista.

Käytännössä taloyhtiön ja muiden osakkaiden ja asukkaiden kannalta on hyödyllistä ja kustannustehokasta, että taloyhtiön viestintä kohdistuu osakkaiden lisäksi muihin asukkaisiin.

Hyvään hallintotapaan kuuluu hyvin hoidettu viestintä. Väärinkäsitykset ja väärät tulkinnat, osallistumattomuus, näennäiset kuulemiset ja muut vastaavat tilanteet synnyttävät ja jopa ruokkivat konflikteja. Siksi on tärkeää huomioida viestin vastaanottajan lähtökohdat ymmärtää viesti. Tapa ja sävy, jolla viestitään, vaikuttaa viestin ymmärtämiseen ja siihen, missä määrin viesti sitouttaa taloyhtiön yhteisten asioiden hoitoon.

Yhtiökokouksen pitoaika ilmoitetaan osakkaille hyvissä ajoin ennen kokouskutsun lähettämistä.

Miksi? Ennakkoilmoitus helpottaa osakkaan aloiteoikeuden käyttämistä. Lain mukaan osakkaalla on oikeus ehdottaa haluamansa asian käsittelemistä yhtiökokouksessa, jos asia kuuluu yhtiökokoukselle ja hallitus saa ehdotuksen niin ajoissa, että se voidaan mainita yhtiökokouskutsussa, jonka sisällöstä päätetään hallituksen kokouksessa.

Hyvä käytäntö on, että hallitus/isännöitsijä ilmoittaa osakkaille yhtiökokouksen pitoajan (päivä ja kellonaika) heti, kun se on tiedossa. Lisäksi ilmoitetaan ajankohta, mihin mennessä osakkaan pitää ehdottaa haluamansa asiaa yhtiökokouksen käsiteltäväksi ja mihin sähköposti- tai postiosoitteeseen ehdotus on lähetettävä. Yhtiökokouksen asialistalla olevaa asiaa koskevan päätösvaihtoehdon osakas voi esittää vielä yhtiökokouksessakin. Muiden osakkaiden harkinnan helpottamiseksi ja yhtiökokouksen nopeuttamiseksi suositeltavaa on, että mahdollisuuksien mukaan päätösvaihtoehdosta kerrotaan etukäteen yhtiön johdolle, joka puolestaan saattaa sen sopivalla tavalla myös muiden osakkaiden tietoon.

Laissa ei säädetä yhtiökokousajan ennakkoilmoituksesta ennen kokouskutsun lähettämistä.

Hyvä käytäntö on, että hallitus/isännöitsijä toimittaa osakkaille yhtiökokouskutsun mukana hallituksen omat ja ennalta saadut osakkaiden päätösehdotukset, kunnossapitotarveselvityksen, viimeisimmän tilinpäätöksen, toimintakertomuksen sekä tilintarkastuskertomuksen ja/tai toiminnantarkastuskertomuksen vähintään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta. Asiakirjat on nopeinta toimittaa osakkaille sähköisesti, jos yhtiöllä on osakkaiden sähköiset yhteystiedot. Jos yhtiön johto saa vielä lisää osakkaiden päätösehdotuksia ennen kokousta, myös ne on hyvä saattaa tarkoituksen- mukaisella tavalla muiden osakkaiden tietoon ennen yhtiökokousta osakkaiden päätöksenteon helpottamiseksi ja nopeuttamiseksi.

Lain mukaan hallituksen päätösehdotukset ja tilinpäätösasiakirjat on 2 viikkoa ennen kokousta pidettävä osakkaiden nähtävänä ja pyynnöstä asiakirjoista on annettava osakkaille jäljennöksiä kulujen korvaamista vastaan (AOYL 6 luvun 22 §).